【Outlook】受信メールをサーバーに残す方法・残さない方法

outlook_メールサーバー

近年では、一人のひとが複数のデバイスを持つようになりました。

 

Outlookでは、サーバーにメールデータを残しておくことで、他のデバイスでも同じメールを受信することができます。

 

そこで今回は「サーバーに受信メールデータを残す方法」、または「残さない方法」をご紹介します。

 

サーバーにメールを残す際のメリット

サーバーにメールを残すと以下のようなメリットがあります。

 

1.Outlook上でデータが消失しても、再度ダウンロードできる

POPはIMAPと違い、サーバーからメールデータをダウンロードする方式ですが、「ある程度の期間はサーバーに残しておく」ことができます。

 

データを残しておくことで、パソコンが故障した時や、データ移行する際に役立ちます。

 

2.複数のデバイスでダウンロードできる。

サーバーにデータを残しておくことで、複数のデバイスでメールを受信することができます。

outlook_受信メールを複数のデバイスで受信する

事務所や外出先でもメールを確認することができます。

 

本記事で使用しているアプリ【M365 Outlook、Outlook2021】

本記事では、「Microsoft365 Outlook」「Outlook2021」を使用してご紹介致します。

 

サーバーにメールを残す手順

それでは、受信メールサーバーにデータを残す方法をご紹介致します。

 


「ファイル」タブをクリックします。

outlook_ファイルタブ

 

「アカウント設定」→「アカウント設定」をクリックします。

outlook_アカウントの設定

 

対象のアカウントをクリックし、「変更」ボタンをクリックします。

outlook_対象のアカウントを変更

 

「サーバーにメッセージのコピーを残す」欄にチェックを入れます。

outlook_サーバーにメッセージのコピーを残す

これでサーバー上にメールデータが残るようになりました。

 

<一定期間残しておきたい場合>

↓のように「サーバーから削除する」にチェックを入れると指定した日数はサーバーに保管されます。

outlook_サーバーから削除する

サーバーの容量を圧迫してしまうのが不安な方は、チェックに入れておきましょう。

 

<削除済みアイテムが削除されたら、サーバーからも削除する方法>

「削除済アイテムから削除されたら、サーバーから削除」にチェックを入れると、「削除済みアイテム」のデータが消去されるとサーバーからも消去されます。

削除済みアイテムが削除されたら、サーバーからも削除する方法

 

「次へ」ボタンをクリックします。

 

「アカウントが正常に更新されました」の画面を確認し、「完了」をクリックします。

アカウントが正常に更新されました

設定は以上となります。

 

サーバーにメールを残さない手順

次はサーバーに、メール情報を残さない方法をご紹介します。

 


「ファイル」タブをクリックします。

outlook_ファイルタブ

 

「アカウント設定」→「アカウント設定」をクリックします。

outlook_アカウントの設定

 

対象のアカウントをクリックし、「変更」ボタンをクリックします。

outlook_対象のアカウントを変更

 

「サーバーにメッセージのコピーを残す」のチェックを外します。

outlook_popアカウントの設定、サーバーにメッセージのコピーを残す

このチェックを外すとメールを受信したタイミングで、サーバー上のデータが消去されます。

 

⑤ 「アカウントが正常に更新されました」の画面を確認し、「完了」をクリックします。

アカウントが正常に更新されました

設定は以上となります。

 

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詳しくは↓の記事をご覧ください。

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