Outlookでは、サーバーにメールデータを残しておくことで、他のデバイスでも同じメールを受信することができます。
そこで今回は「サーバーに受信メールデータを残す方法」、または「残さない方法」をご紹介します。
サーバーにメールを残す際のメリット
１．Outlook上でデータが消失しても、再度ダウンロードできる
POPはIMAPと違い、サーバーからメールデータをダウンロードする方式ですが、「ある程度の期間はサーバーに残しておく」ことができます。
データを残しておくことで、パソコンが故障した時や、データ移行する際に役立ちます。
２．複数のデバイスでダウンロードできる。
サーバーにデータを残しておくことで、複数のデバイスでメールを受信することができます。
事務所や外出先でもメールを確認することができます。
本記事で使用しているアプリ【M365 Outlook、Outlook2021】
本記事では、「Microsoft365 Outlook」「Outlook2021」を使用してご紹介致します。
サーバーにメールを残す手順
① 「ファイル」タブをクリックします。
② 「アカウント設定」→「アカウント設定」をクリックします。
③ 対象のアカウントをクリックし、「変更」ボタンをクリックします。
④ 「サーバーにメッセージのコピーを残す」欄にチェックを入れます。
これでサーバー上にメールデータが残るようになりました。
＜一定期間残しておきたい場合＞
↓のように「サーバーから削除する」にチェックを入れると指定した日数はサーバーに保管されます。
サーバーの容量を圧迫してしまうのが不安な方は、チェックに入れておきましょう。
＜削除済みアイテムが削除されたら、サーバーからも削除する方法＞
「削除済アイテムから削除されたら、サーバーから削除」にチェックを入れると、「削除済みアイテム」のデータが消去されるとサーバーからも消去されます。
⑤ 「次へ」ボタンをクリックします。
⑥ 「アカウントが正常に更新されました」の画面を確認し、「完了」をクリックします。
設定は以上となります。
サーバーにメールを残さない手順
① 「ファイル」タブをクリックします。
② 「アカウント設定」→「アカウント設定」をクリックします。
③ 対象のアカウントをクリックし、「変更」ボタンをクリックします。
④ 「サーバーにメッセージのコピーを残す」のチェックを外します。
このチェックを外すとメールを受信したタイミングで、サーバー上のデータが消去されます。
⑤ 「アカウントが正常に更新されました」の画面を確認し、「完了」をクリックします。
設定は以上となります。
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