【Outlook】よく使う定型文をすばやく呼び出す方法

outlook_クイックパーツ

ビジネスの場では、定型文などの決まった文章をメールすることはよくあると思います。

 

そこで今回は、クイックパーツと言う「すばやく定型文を呼び出す機能」をご紹介します。

 

クイックパーツとは?

例えば↓のようにメール冒頭の挨拶文は、よく使われます。

outlook_クイックパーツ

このような定型文を毎回全て打ち込んでいると非常に面倒ですよね。

 

そこでOutlookには、「クイックパーツ」という機能があります。

 

この機能を利用すると、出だしの「いつも・・」という単語を入力するだけで、以降の文面を自動で入力することができます。

 

本記事で使用しているアプリ【M365 Outlook、Outlook2021】

本記事では、「Microsoft365」「Outlook2021」の使用を前提としております。

 

 

定型文を登録する方法

それでは「定型文を登録する方法」をご紹介致します。

 


① 「新しいメール」をクリックします。

outlook_新しいメール

 

② 定型文に登録したい文章を入力します。

outlook_定型文の入力

 

③ 定型文に登録したい文章をドラックし、範囲選択します。

outlook_文章を範囲選択

 

④ 「挿入」→「・・・」→「クイックパーツ」→「定型句」→「選択範囲を定型句ギャラリーに保存」をクリックします。

outlook_クイックパーツ定型句の登録

 

⑤ 「OK」ボタンをクリックします。

outlook_新しい文書のパーツの作成

 

⑥ ためしに「いつも」と入力すると、変換候補が表示されます。
その状態でEnterキーを押すと、登録された定型文が入力されます。

outlook_クイックパーツ定型句の変換

 

定型文を編集する方法

ひきつづき、定型文を編集する方法をご紹介します。

 


① 「新しいメール」をクリックします。

outlook_新しいメール

 

② 「挿入」→「・・・」→「クイックパーツ」→「定型句」→登録されている定型文を右クリックします。
「プロパティの編集」をクリックします。

outlook_定型句の編集

 

③ 内容を変更し、「OK」ボタンをクリックします。
※↓の例では「名前」欄の変更をしています。

outlook_文書パーツの変更

 

④ 「はい」ボタンをクリックします。

outlook_文書パーツを設定しなおしますか?

 

⑤ 試しに「挨拶」と入力すると定型文を呼び出せたことが確認できます。

outlook_定型文呼び出し

 

定型文を削除する方法

ひきつづき、定型文を「削除」する方法をご紹介します。

 


① 「新しいメール」をクリックします。

outlook_新しいメール

 

② 「挿入」→「・・・」→「クイックパーツ」→「定型句」→登録されている定型文を右クリックします。
「整理と削除」をクリックします。

outlook_クイックパーツ_整理と削除

 

③ 対象の定型文を選択し、「削除」ボタンをクリックします。

文書パーツオーガナイザー

 

④ 「はい」ボタンをクリックします。

outlook_定型文削除

 

効果的な使い方

例えば下記のように「いつも似たような長いメール文」を送る場合は、予め登録しておくと便利です。

定型文例

↑「注文」と入力すると全文章を呼び出せるようにした。○〇の部分だけ編集して送信する。

 

また↓のように「長い住所」や「変換しにくい漢字」などがある場合にも登録しておくと効果的です。

長い住所

 

まとめ

項目説明
クイックパーツとは?定型文を登録しておくことで、すぐに呼び出せる機能
定型文登録方法・「新しいメール」をクリック。
・登録したい定型文書を本文に入力する。
・登録したい定型文書を範囲選択する。
・「挿入」→「・・・」→「クイックパーツ」→「定型句」→「選択範囲を定型句ギャラリーに保存」をクリックする。
・「OK」ボタンをクリックする。
定型文編集方法・「新しいメール」をクリック。
・「挿入」→「・・・」→「クイックパーツ」→「定型句」→登録されている定型文を右クリック→「プロパティの編集」
・内容を編集し「OK」ボタンをクリックする。
・「はい」をクリックする。
定型削除方法・「新しいメール」をクリック。
・「挿入」→「・・・」→「クイックパーツ」→「定型句」→登録されている定型文を右クリック→「整理と削除」
・定型文を選択し「削除」をクリックする。
・「はい」をクリックする。
効果的な使い方長文の定型文や長い住所・変換しにくい漢字が含まれている場合

 

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