【Outlook】テキスト形式にして不具合を回避する方法

outlook_テキスト形式

送信したメールが「迷惑メール扱い」になったり「うまく届かない」ことはありませんか?

 

一口にメールと言っても「テキスト形式」や「HTML形式」という違いがあり、これらの影響を受けてしまうことがあります。

 

今回は、影響の出にくい「テキスト形式」でメールをする方法をご紹介します。

 

HTML形式・テキスト形式って何が違うの?

一般的にメールを送信する際は、「HTML形式」「リッチテキスト形式」「テキスト形式」のどれかが使われます。

 

これらの違いは、主に「メール本文を装飾できるかどうか」の違いになります。

 

例えば↓はHTML形式のメール文です。

HTML形式のメール

画像が使われていたり、フォントや色使いも豊富ですが、その分容量が増えたり迷惑メール扱いになるというデメリットも潜んでいます。

 

一方↓はテキスト形式のメール文です。

テキストメール

画像が使えなかったり、フォントや色使いも限定されいますが、小容量で済みますので、相手にもやさしい形式と言えます。

 

どちらも一長一短ありますが「ほとんどテキスト形式しか使わないよ」ということであれば、それで送信することをおすすめします。

 

ちなみにリッチテキストとは、テキストとHTMLの中間に位置する形式で、テキストのみでは味気ないという場合に使われます。

 

本記事で使用しているアプリ【M365 Outlook、Outlook2021】

本記事では、「Microsoft365」「Outlook2021」の使用を前提としております。

 

常にテキスト形式でメールを作成する方法

それでは、常にテキスト形式でメール作成する方法をご紹介します。

 


① 「ファイル」タブをクリックします。

outlook_ファイルタブ

 

② 「オプション」をクリックします。

outlook_オプション

 

③ 「メール」→「次の形式でメッセージを作成する」欄のプルダウンをクリックします。

outlook次の形式でメッセージを作成する

 

④ 「テキスト形式」を選択します。

outlook_テキスト形式

 

⑤ 「OK」ボタンをクリックします。

 

⑥ 「新しいメール」をクリックします。

outlook_新しいメール

 

⑦ 「書式設定」→「・・・」→「メッセージ形式」→「テキスト」になっていることを確認します。

outlookメッセージ形式

 

返信・転送メールをテキスト形式にして送信する方法

「HTML形式」で受信したメールを返信または転送しようとすると、「HTML形式」となっています。

HTML形式になっている

 

この場合は、「書式設定」→「・・・」→「メッセージ形式」→「テキスト」に変更する必要があります。

 

HTML形式の注意点

HTML形式は大企業のメールマガジン等でもよく利用され、広告メリットがあります。セキュリティ面も徐々に対応されつつありますが、現在でも↓のようなデメリットが存在します。

 

  • 受信側で迷惑メールと判定される場合がある。
  • 受信側でメールを開くとウィルス感染するリスクがある。
  • サーバーの容量を圧迫する。

 

ご自身がどのような場面でメールを使われているかを認識し、テキストメッセージで事が足りるようであれば「テキスト形式」で送信することをおすすめします。

 

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