【Outlook】検索フォルダーを使って上手にメールを整理する方法

outlook 検索フォルダー

Outlookでは、目的の条件でメールを検索し、結果をフォルダごとに表示させることができます。

 

これを「検索フォルダー」と呼びますが、この機能の使い方についてまとめます。

 

本記事で使用しているアプリ【M365 Outlook、Outlook2021】

本記事では、「Microsoft365 Outlook」「Outlook2021」を使用してご紹介致します。

 

検索フォルダーとは?

検索フォルダーは、フォルダーウィンドウに表示されている「検索フォルダー」を指します。

outlook_検索フォルダー

予め条件を設定しておけば、目的のメールを表示してくれます

 

↓の例では「見積書」や「添付ファイル」を含むメールを抽出しています。

 

この機能により、目的のメールを素早く見つけたり、閲覧の際の手助けになります。

 

検索フォルダーの設定方法

それでは、検索条件を設定する方法をご紹介していきます。

 



1.「検索フォルダー」を右クリックします。
2.「新しい検索フォルダー」をクリックします。

outlook_新しい検索フォルダー

 

検索条件が表示されますので、任意の項目を選択します。

outlook_新しい検索フォルダー

よく使われる条件は下記のものがあります。

1.未読のメール:       未読のメールを表示します。
2.重要なメール:       重要度-高-のメールを表示します。
3.特定の人からのメール:   特定の差出人からのメールを表示します。
4.添付ファイルのあるメール: 添付ファイルが付いたメールを表示します。
5.特定の文字を含むメール:  任意の文字を含むメールを表示します。

 

「OK」ボタンをクリックします。

outlook_検索フォルダーのカスタマイズ

 

検索フォルダーに「重要なメール」フォルダーが作成されました。

outlook_検索フォルダーが作成された

↑今回は「重要なメール」を例にしています。

 

検索対象のフォルダーを指定する

上記の方法だと「受信トレイ」や「送信済みアイテム」など全てのフォルダーが検索対象となります。

 

そこで検索対象とするフォルダーを指定する方法をご紹介します。

 



1.「検索フォルダー」を右クリックします。
2.「新しい検索フォルダー」をクリックします。

outlook_新しい検索フォルダー

 


1.「カスタム検索フォルダーを作成する」を選択します。
2.「選択」ボタンをクリックします。

outlook_新しい検索フォルダー

 


1.任意の名前を入力します。
2.「参照」ボタンをクリックします。

outlook_検索フォルダーのカスタマイズ

 


1.検索対象にするフォルダーにチェックを入れます。
2.「サブフォルダーも検索する」のチェックを外します。
3.「OK」ボタンをクリックします。

outlook_検索フォルダーの選択

↑今回は「受信トレイ」を検索対象としています。

 

「条件」ボタンをクリックします。

 


1.「詳細設定」タブをクリックします。
2.「優先度/重要度」にチェックを入れます。
3.プルダウンをクリックし、「高」を選択します。
4.「OK」ボタンをクリックします。

outlook_検索フォルダーの条件

↑今回の例では、重要度「高」で設定しています。

 

「OK」ボタンをクリックします。

outlook_検索フォルダーのカスタマイズ

 

「OK」ボタンをクリックします。

outlook_検索フォルダーOK

 


1.重要度「高」のフォルダーが作成されます。
2.受信トレイ内の重要度「高」のメールだけ表示されます。

outlook_検索フォルダー重要度高

 

複数の条件を組み合わせる

複数の条件を組み合わせて抽出する方法をご紹介します。

 



1.「検索フォルダー」を右クリックします。
2.「新しい検索フォルダー」をクリックします。

outlook_新しい検索フォルダー

 


1.「カスタム検索フォルダーを作成する」を選択します。
2.「選択」ボタンをクリックします。

outlook_新しい検索フォルダー

 


1.任意の名前を入力します。
2.「参照」ボタンをクリックします。

outlook_検索フォルダーのカスタマイズ

↑今回は、「見積書」というワードに加えて「重要度 高」のメールを抽出します。

 


1.検索対象にするフォルダーにチェックを入れます。
2.「サブフォルダーも検索する」のチェックを外します。
3.「OK」ボタンをクリックします。

outlook_検索フォルダーの選択

↑今回は「受信トレイ」を検索対象としています。

 

「条件」ボタンをクリックします。

 


1.「メッセージ」タブの「検索する文字列」に「見積書」と入力します。
2.「詳細設定」タブをクリックします。

outlook_検索フォルダーの条件

 


1.「優先度/重要度」にチェックを入れます。
2.プルダウンをクリックし、「高」を選択します。
3.「OK」ボタンをクリックします。

outlook_検索フォルダーの条件

 

「OK」ボタンをクリックします。

 

検索フォルダーが生成されます。
これで「複数の条件に一致するメール」を表示することができます。

outlook_検索フォルダーが新規作成される

 

検索フォルダーを削除する方法

作成した検索フォルダーを削除する方法をご紹介します。

 



1.削除したい検索フォルダーを右クリックします。
2.「フォルダーの削除」をクリックします。

outlook_検索フォルダーの削除

 

確認画面が表示されますので、「はい」をクリックします。

outlook_検索フォルダーの削除確認

 

該当のフォルダーが削除されました。

 

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