本記事で使用しているアプリ【M365 Outlook、Outlook2021】
本記事では、「Microsoft365 Outlook」「Outlook2021」を使用してご紹介致します。
検索フォルダーとは？
予め条件を設定しておけば、目的のメールを表示してくれます。
↓の例では「見積書」や「添付ファイル」を含むメールを抽出しています。
検索フォルダーの設定方法
①
１．「検索フォルダー」を右クリックします。
２．「新しい検索フォルダー」をクリックします。
② 検索条件が表示されますので、任意の項目を選択します。
よく使われる条件は下記のものがあります。
１．未読のメール： 未読のメールを表示します。
２．重要なメール： 重要度-高-のメールを表示します。
３．特定の人からのメール： 特定の差出人からのメールを表示します。
４．添付ファイルのあるメール： 添付ファイルが付いたメールを表示します。
５．特定の文字を含むメール： 任意の文字を含むメールを表示します。
③ 「OK」ボタンをクリックします。
④ 検索フォルダーに「重要なメール」フォルダーが作成されました。
↑今回は「重要なメール」を例にしています。
検索対象のフォルダーを指定する
そこで検索対象とするフォルダーを指定する方法をご紹介します。
①
１．「検索フォルダー」を右クリックします。
２．「新しい検索フォルダー」をクリックします。
②
１．「カスタム検索フォルダーを作成する」を選択します。
２．「選択」ボタンをクリックします。
③
１．任意の名前を入力します。
２．「参照」ボタンをクリックします。
④
１．検索対象にするフォルダーにチェックを入れます。
２．「サブフォルダーも検索する」のチェックを外します。
３．「OK」ボタンをクリックします。
↑今回は「受信トレイ」を検索対象としています。
⑤ 「条件」ボタンをクリックします。
⑥
１．「詳細設定」タブをクリックします。
２．「優先度/重要度」にチェックを入れます。
３．プルダウンをクリックし、「高」を選択します。
４．「OK」ボタンをクリックします。
↑今回の例では、重要度「高」で設定しています。
⑦ 「OK」ボタンをクリックします。
⑧ 「OK」ボタンをクリックします。
⑨
１．重要度「高」のフォルダーが作成されます。
２．受信トレイ内の重要度「高」のメールだけ表示されます。
複数の条件を組み合わせる
①
１．「検索フォルダー」を右クリックします。
２．「新しい検索フォルダー」をクリックします。
②
１．「カスタム検索フォルダーを作成する」を選択します。
２．「選択」ボタンをクリックします。
③
１．任意の名前を入力します。
２．「参照」ボタンをクリックします。
↑今回は、「見積書」というワードに加えて「重要度 高」のメールを抽出します。
④
１．検索対象にするフォルダーにチェックを入れます。
２．「サブフォルダーも検索する」のチェックを外します。
３．「OK」ボタンをクリックします。
↑今回は「受信トレイ」を検索対象としています。
⑤ 「条件」ボタンをクリックします。
⑥
１．「メッセージ」タブの「検索する文字列」に「見積書」と入力します。
２．「詳細設定」タブをクリックします。
⑦
１．「優先度/重要度」にチェックを入れます。
２．プルダウンをクリックし、「高」を選択します。
３．「OK」ボタンをクリックします。
⑧ 「OK」ボタンをクリックします。
⑨ 検索フォルダーが生成されます。
これで「複数の条件に一致するメール」を表示することができます。
検索フォルダーを削除する方法
①
１．削除したい検索フォルダーを右クリックします。
２．「フォルダーの削除」をクリックします。
② 確認画面が表示されますので、「はい」をクリックします。
③ 該当のフォルダーが削除されました。
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