【Outlook】メールに重要度を設定する方法

outlook_重要度-高-マーク

送る相手に「このメールは重要です」と伝えたいことはありませんか?

 

Outlookでは、重要度を上げて送信することで、そのメッセージの大切さを伝えることができます。

 

今回は、「重要度」の機能について使い方をまとめていきます。

 

本記事で使用しているアプリ【M365 Outlook、Outlook2021】

本記事では、「Microsoft365 Outlook」「Outlook2021」を使用してご紹介致します。

 

重要度を「高」に上げてメール送信する方法

それでは、重要度を上げてメール送信する方法をご紹介します。

 


<送信側>

「新しいメール」をクリックします。

outlook_新しいメール

 


1.「宛先」や「件名」「本文」を入力します。
2.「・・・」をクリックします。
3.「重要度 – 高」をクリックします。

outlook_重要度-高-の設定

 

「送信」ボタンをクリックします。

outlook_メールを送信

↑これで「重要度 – 高」で送信されました。

 

「送信済みアイテム」をクリックします。

↑送信したメッセージに「!」マークが付与されていることが分かります。

 

<受信側>

受信側で「重要度-高-」のメールを受信すると「!」マークが付与されます。

outlook_受信側に重要度マークが表示される!

このマークがあると大切なメールということがすぐに分かります。

 

重要度ごとに並べ替える

受信したメールを重要度順に並べ替えてみましょう。

 



1.「受信トレイ」をクリックします。
2.「日付」をクリックします。

outlook_受信トレイ→日付をクリック

↑既に並べ替えられていたら「日付」以外の項目になっていることがあります。

 

「重要度」をクリックします。

outlook_重要度の設定

 

「!」マークの付与された重要度の高いメールが上から順に表示されます。

outlook_重要度順にソートされる

これで重要なメールを見落としにくくすることができます。

 

重要度のレベルを変更する方法

重要度の高いメールを、「標準」や「低」に変える手順をご紹介します。

 



1.「受信トレイ」をクリックします。
2.対象のメールをダブルクリックします。

outlook_対象のメールをダブルクリックする

 

「メッセージオプション」をクリックします。

outlook_メッセージオプション

 

「重要度」プルダウンをクリックし、「高」から「標準」や「低」に変更し、「閉じる」をクリックします。

outlook_重要度を高から低、標準に変更する

変更すると「!」マークが消えます。

 

重要度を活用する際の注意点

重要度を設定してメール送信すると効果的ですが、注意しておく点があります。

 

1.乱発しすぎると、効力が落ちる

重要度の高いメールばかりを送っていると「この人はいつも高い設定で送ってくるから、そんなに重要でもないでしょ」と受け止められてしまいます。

 

本当に緊急な場合に使った方が効果的です。

 

2.受け取る相手のことを考えよう

立場や関係によっては、受け取る人を不機嫌にさせてしまうことがあります。

 

そのメールはたしかに重要かもしれませんが、送信する前に相手の気持ちになって考えてみましょう。

 

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