【Outlook】受信したメールを自動で振り分ける方法

outlook_メールアイコン

Outlookでは、特定の相手から受信したメールを、「指定したフォルダーへ振り分ける」ことができます。

 

そうすることで、誰からメールが来たのかが分かりやすくなります。

 

今回は、自動振り分けする設定方法をご紹介致します。

 

本記事で使用しているアプリ【M365 Outlook、Outlook2021】

本記事では、「Microsoft365 Outlook」「Outlook2021」を使用してご紹介致します。

 

受信メールを振り分ける方法①

受信したメールを「指定したフォルダへ振り分ける設定」をご紹介します。

 



1.対象の受信メールをクリックします。
2.「・・・」をクリックします。
3.「ルール」にカーソルを合わせます。
4.「仕分けルールの作成」をクリックします。

 


1.「差出人が次の場合」にチェックを入れます。
2.「アイテムをフォルダーに移動する」にチェックを入れます。
3.「フォルダーの選択」をクリックします。

outlook_仕訳ルールの作成

「件名」をキーワードにしたい場合は「件名が次の文字を含む場合」にチェックを入れます。また「宛先」をキーワードにしたい場合は「宛先が次の場合」にチェックをいれます。

 


1.「受信トレイ」をクリックして選択します。
2.「新規作成」ボタンをクリックします。

仕訳ルールと通知

※今回の例では、受信トレイ配下にフォルダーを作ります。

 


1.任意のフォルダー名を入力します。
2.「OK」ボタンをクリックします。

outlook_新しいフォルダーの作成

※今回の例は「藤堂」としています。

 


1.受信トレイの配下にフォルダーが作成されたことを確認します。
2.「OK」ボタンをクリックします。

outlook_仕訳ルールと通知

 

仕訳ルールが作成されました。
1.「現在のフォルダーにあるメッセージにこの仕訳ルールを今すぐ実行する」にチェックを入れます。
2.「OK」ボタンをクリックします。

outlook_仕訳ルールが作成されました。

過去に受信したメールが、作成したフォルダー内に振り分けられます。

 

受信メールを振り分ける方法②

上記の方法よりも、少しだけ早く設定できる方法をご紹介します。

 



1.振り分けしたい差出人のメールを右クリックします。
2.「ルール」にカーソルを合わせます。
3.「次の差出人からのメッセージを常に移動する」をクリックします。

outlook_次の差出人からのメールを常に移動する

 

振り分け先フォルダーを指定します。

outlook_仕訳ルールと通知

※フォルダーは「新規作成」ボタンから作ることができます。

 

過去に受信したメールは指定したフォルダへ移動されます。

 

仕訳ルールを削除する方法

既に作成されている、仕訳ルールを削除する方法をご紹介します。

 



1.「ホーム」をクリックします。
2.「・・・」をクリックします。
3.「ルール」にカーソルを合わせます。
4.「仕分けルールと通知の管理」をクリックします。

outlook_仕訳ルールと通知の管理

 

② 
1.削除したいルールをクリックします。
2.「削除」ボタンをクリックします。

outlook_仕訳ルールと通知

 

削除の確認メッセージが表示されますので「はい」をクリックします。

outlook_仕訳ルールを削除しますか?

 

仕訳ルールを編集する方法

既に作成されている、「仕訳ルールを編集する方法」をご紹介します。

 



1.「ホーム」をクリックします。
2.「・・・」をクリックします。
3.「ルール」にカーソルを合わせます。
4.「仕分けルールと通知の管理」をクリックします。

outlook_仕訳ルールと通知の管理

 


1.編集したいルール名をクリックします。
2.「差出人」名をクリックします。

outlook_仕訳ルールの編集

 


1.追加や変更したいメールアドレスをクリックします。、
2.「差出人」ボタンをクリックします。
3.「OK」ボタンをクリックします。

outlook_仕訳_電子メールアドレスの選択

↑の例では、差出人を一人追加しています。

 

移動先のフォルダー名をクリックします。

※↑の例では「藤堂」をクリックします。

 


1.変更したい移動先フォルダーをクリックします。
2.「OK」ボタンをクリックします。

※↑の例では「総務課」を指定しています。

 

「OK」ボタンをクリックします。

 

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