【Outlook】指定した日時にメールを自動送信する方法

outlook_自動メール送信

メールを送信したい日時が予め決まっている時は、自動送信をしておくことで、送信忘れを防ぐことができます。

 

例えば記念日やお礼メール仕事のフォローメールなどに使うと効果的です。

 

本記事で使用しているアプリ【M365 Outlook、Outlook2021】

本記事では、「Microsoft365 Outlook」「Outlook2021」を使用してご紹介致します。

 

自動送信(配信タイミング)の設定を行う

では、メール配信タイミングの設定方法をご紹介していきます。

 


① 「新しいメール」をクリックします。

outlook_新しいメール

 


1.「宛先」を設定します。
2.「件名」を入力します。
3.「メール本文」を入力します。

outlook_宛先、件名、本文入力

 

③ 「オプション」タブをクリック→「・・・」をクリック→「配信タイミング」をクリックします。

outlook_配信タイミング

 


1.「指定日時以降に配信」にチェックが入っていることを確認します
2.配信日時を指定します。
3.「閉じる」をクリックします。

outlook_指定日時以降に配信

 

⑤ 「送信」ボタンをクリックします。

outlook_送信ボタンをクリック

 

⑥ 「送信トレイ」の中に格納されたことを確認します。

outlook_送信トレイに格納

指定された日時を迎えたら、メールが自動で送信されます。

 

送信予約したメールを編集する方法

予約した日時を迎えるまでは、メール内容を編集することができます。

 


① 「送信トレイ」をクリックします。

outlook_送信トレイ

 

② メールをダブルクリックして開きます。

送信トレイにある未送信メール

 

③ 件名や本文などを編集します。

outlook_メール本文を編集する

 

④「送信」ボタンをクリックします。

outlook_送信ボタンをクリック

 

自動送信の注意点

自動送信を利用する場合には、以下の点に注意しておきましょう。

 

1.Outlookを起動しておく必要がある

送信予約した時間に、Outlookが起動されていないと送信が行われません。

もし送信されなかった場合は、次に起動した時に送信されます。

 

2.自動送受信の設定を有効にしておく

以下の手順で「自動送受信」の設定になっているか確認しておきましょう。

 

① 「ファイル」タブをクリック

outlook_ファイルタブ

 

② 「オプション」をクリックします。

outlook_オプション

 


1.「詳細設定」をクリックします。
2.「接続したら直ちに送信する」にチェックが入っていることを確認します。
3.「送受信」ボタンをクリックします。

outlook_メールオプション

 

④ 「次の時間ごとに自動的に送受信を実行する」にチェックが入っていることを確認します。

次の時間ごとに自動的に送受信を実行する

 

定期的に自動でメールを送信したい場合

上記でご紹介したとおり、Outlookでは「日時を指定して送信」をすることができます。

ですが「毎月10日に自動で定型メールを送りたい」などのように定期的に送信したい場合は別の方法を取る必要があります。

 

その際は、Googleの「Google App Script(GAS)」を使って、無料で行うことができました。

コードを記載しなければならないので、少し分かりにくいかもしれませんが、多くのサイトで情報公開しています。

 

おすすめ記事

Outlookでは、宛先をグループ化して同報メールを送ることができます。

予め部署別やユーザー別などを作成しておくことで、時間短縮させることができます。

関連記事

Outlookで、複数の人へ一度にメールをすることはありますか? 例えばメールを作成する度に、宛先を個別に設定していると効率が悪くなってしまいます。 そこで「連絡先をグループ化」しておくことで[…]

連絡先をグループ化して楽に同報メールを行う方法【Outlook