【Gmail】休暇中に必須!不在通知を返す設定方法

長期休暇中などのように、メールをしばらく閲覧できない時ってありますよね?

 

メール返信が遅いと、先方から「仕事が遅い!」っといった悪い印象を与えかねません。

 

その場合に便利なのが、Gmailの「不在通知」機能です。 これは「予め決めておいた定型文を自動で返信」してくれる機能です。

 

不在通知の設定方法

それでは早速、不在通知の設定方法をご紹介していきます。

 


設定(歯車マーク)をクリックします。

gmail_設定歯車マークをクリック

 

「すべての設定を表示」をクリックします。

gmail_すべての設定を表示

 

③ 
1.「不在通知」欄の「不在通知をON」に変更します。
2.「開始日」をクリックします。

【Gmail】不在通知ON

 

 設定したい日付をクリックします。

【Gmail】不在通知ON、日付カレンダー

 

必要に応じて「終了日」にチェックを入れます。

【Gmail】不在通知ON、終了日の設定

 


1.「件名」を入力します。
2.返信する本文を「メッセージ」欄に入力します。

【Gmail】不在通知ON、件名・本文を入力

 

テキスト形式にする場合

デフォルトでは、「リッチテキスト形式」になっています。

 

リッチテキスト形式とは、文字を太くしたり色を変えると言った具合に「文字を装飾する」形式のことです。

 

ところが環境によってはうまく送受信できないことがありますので、↓の方法で「テキスト形式」にしておくのが無難です。

【Gmail】不在通知、テキスト形式

↑テキスト形式に変更したい場合は「テキスト形式」をクリックしましょう。

 


1.必要に応じて「連絡先に登録されているユーザーにのみ返信する」にチェックを入れます。
2.必要に応じて「***のユーザーにのみ返信する」にチェックを入れます。

【Gmail】連絡先に登録されているユーザーにのみ返信する

↑「連絡先に登録されているユーザーにのみ返信する」にチェックをいれると、連絡先に載っていないアドレスからメールが来ても自動返信しません。セキュリティが心配な場合は、チェックを入れておくのが無難です。

 

また「***のユーザーにのみ返信する」にチェックを入れると、同じグループ内のメンバーからのメールに対して適応されます。

 

「変更を保存」ボタンをクリックします。

【Gmail】変更を保存

 

メールを受信する度に不在通知(自動返信)されるの?

同じ相手先からメールを受信するたびに、自動応答してしまっては嫌な印象を与えてしまいます。

 

そのため、1度不在通知した相手に対しては、4日間経過しないと返信されないようになっています。

 

ですが設定を更新したり、再作成するとがリセットされてしまいますので、その場合は適応されません。

 

不在通知を一度OFFにすると内容はリセットされる?

一般的には、長期休暇は年に何回かあると思います。

 

なので、せっかく入力した内容はそのまま次回にも活かしたいこともありますよね?

 

一旦「OFF」にしてから「変更を保存」しても、入力した文字は消えません。

 

そのため、ON・OFFだけで手軽に切り替えることができます。

【Gmail】不在通知を切り替えても残る

 

深夜に来たメールでも不在通知されるの?

不在通知をONに設定している期間は、不在通知が有効になります。

 

そのため、パソコンを起動していなくても効果を発揮します。

 

ところが、日付設定を誤ってしまうと、不本意な動作になりますので、十分注意するようにしましょう。

 

おすすめ記事

Gmailでは「メール送信日時を予め指定しておくこと」ができます。

 

詳しくは↓にまとめていますので、参考にして下さい。

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