メール返信が遅いと、先方から「仕事が遅い!」っといった悪い印象を与えかねません。
その場合に便利なのが、Gmailの「不在通知」機能です。 これは「予め決めておいた定型文を自動で返信」してくれる機能です。
不在通知の設定方法
① 設定(歯車マーク)をクリックします。
② 「すべての設定を表示」をクリックします。
③
1.「不在通知」欄の「不在通知をON」に変更します。
2.「開始日」をクリックします。
④ 設定したい日付をクリックします。
⑤ 必要に応じて「終了日」にチェックを入れます。
⑥
1.「件名」を入力します。
2.返信する本文を「メッセージ」欄に入力します。
テキスト形式にする場合
デフォルトでは、「リッチテキスト形式」になっています。
リッチテキスト形式とは、文字を太くしたり色を変えると言った具合に「文字を装飾する」形式のことです。
ところが環境によってはうまく送受信できないことがありますので、↓の方法で「テキスト形式」にしておくのが無難です。
↑テキスト形式に変更したい場合は「テキスト形式」をクリックしましょう。
⑦
1.必要に応じて「連絡先に登録されているユーザーにのみ返信する」にチェックを入れます。
2.必要に応じて「***のユーザーにのみ返信する」にチェックを入れます。
↑「連絡先に登録されているユーザーにのみ返信する」にチェックをいれると、連絡先に載っていないアドレスからメールが来ても自動返信しません。セキュリティが心配な場合は、チェックを入れておくのが無難です。
また「***のユーザーにのみ返信する」にチェックを入れると、同じグループ内のメンバーからのメールに対して適応されます。
⑧ 「変更を保存」ボタンをクリックします。
メールを受信する度に不在通知(自動返信)されるの?
そのため、1度不在通知した相手に対しては、4日間経過しないと返信されないようになっています。
ですが設定を更新したり、再作成するとがリセットされてしまいますので、その場合は適応されません。
不在通知を一度OFFにすると内容はリセットされる?
一旦「OFF」にしてから「変更を保存」しても、入力した文字は消えません。
そのため、ON・OFFだけで手軽に切り替えることができます。
深夜に来たメールでも不在通知されるの?
そのため、パソコンを起動していなくても効果を発揮します。
ところが、日付設定を誤ってしまうと、不本意な動作になりますので、十分注意するようにしましょう。
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