【解決方法】Outlookで検索してもヒットしないのはなんで?

outlook 検索

Outlookではキーワードを入力して、過去の送受信メールを「検索」をすることができます。

 

ビジネスの場では、頻繁に使っている人も多いのではないでしょうか?

 

ところが先日、検索をしてもヒットしないという症状が起きました。「間違いなく受信しているメールにもかかわらず」検索結果に反映されませんでした。

 

今回はその対処方法をまとめましたので、参考になれば幸いです。

 

症状

メールは間違いなく受信しているはずなのに、検索しても直近のものがヒットしません。ちなみに昔のメールは検索されます。

outlookで検索にヒットしない

 

対処方法① インデックスを再構築する

Outlookでは通常、「インデックス機能」というものを使って、検索がスムーズに行われるようになっています。

 

インデックスってなに?

 

インデックスとは、メールに関する各ファイルの属性(日付や名前など)を一覧にまとめておくデーターベースです。そのおかげで、キーワード検索したときに「素早く結果が出せる」ようになります。

 

便利な機能ですが、インデックスデータが壊れてしまうことがあります。その場合は「インデックスの構築をやり直す」ことで復旧する場合があります。

 

ここからはその手順を記載していきます。

 


 

① 画面左上から「ファイル」→「オプション」をクリックします。

outlookファイル→オプション

 

② 「検索」→「インデックス処理のオプション」をクリックします。

検索→インデックス処理オプション_outlook

 

③ 「Microsoft Outlook」を選択し、「詳細設定」ボタンをクリックします。

outlook_インデックスのオプション

 

④ トラブルシューティング欄の「再構築」ボタンをクリックします。

インデックス詳細オプション

 

⑤ 「OK」ボタンをクリックします。
※ パソコンのスペックやメールデータ量によっては、処理時間が長くなります。
処理中はメールの送受信などは行えますが、キーワード検索をすると正しい結果が得られない場合があります。

インデックスの再作成

 

⑥ インデックスを作成中の画面になりますので、暫く待ちます。

インデックスのオプション

 

⑦ 完了したら画面を閉じ、「検索」タブ→「検索ツール」→「インデックスの状況」をクリックします。

インデックスの状況

 

<※ 検索タブがない場合の表示方法>

「検索タブ」がすでに表示されている場合は、⑧へスキップしてください。

 

リボンの空いている箇所で右クリックし、「リボンのユーザー設定」をクリックします。

リボンのユーザー設定

 

コマンドの選択欄で「すべてのタブ」→「検索」を選択→「追加」を選択→「OK」ボタンをクリックします。これでリボンに検索タブが表示されます。

リボンに検索タブを追加する

 

⑧ 「インデックスの状況」画面では、構築処理中かどうかの確認をすることができます。
処理中の場合は、完了するまで待ちます。
※量が多い場合は、半日ほど放置しておきます。

インデックスの状況_outlook

 

⑨ 完了したらキーワード検索を行い、正しくヒットするかを確認します。

 

対処方法② インデックス機能をOFFにする

インデックスの再構築をしても、暫くすると再発することがあります。

 

その場合はインデックスの仕組み自体に不具合が起きている可能性があります。

 

そこでここでは、インデックスの機能をOFFにして検索する方法をご説明していきます。

 


 

① 画面左上から「ファイル」→「オプション」をクリックします。

outlookファイル→オプション

 

② 「検索」→「インデックス処理のオプション」をクリックします。

検索→インデックス処理オプション_outlook

 

③ 「Microsoft Outlook」を選択し、「変更」ボタンをクリックします。

インデックスオプションoutlook変更

 

④ 「Microsoft Outlook」のチェックを外し、「OK」ボタンをクリックします。

outlookインデックスを無効化

 

⑤ 「閉じる」でウィンドウを閉じ、Outlookを再起動します。

 

⑥ キーワード検索を行い、ヒットするかを確認します。

 

まとめ

項目説明
インデックスってなに?検索がスムーズに行われるためのデーターベース
インデックスを再構築するOutlookのオプション機能で、再構築することが可能。
インデックスを使用しない再構築を行っても、一時的にしか回復しない場合は、インデックス機能を切る。

 

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